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基礎から学ぶ、販売管理の仕組み

販売に関する一連の業務を管理する販売管理。販売管理を行うには、受注や発注、入荷や出荷など多岐に渡る業務を効率化することが大切です。ここでは、販売管理の仕組みを基礎から紹介します。

販売管理の仕組みについて

販売管理の仕組みは、登場する関連伝票で整理するとわかり易いです。 販売管理における代表的な伝票は、受注伝票、売上伝票、入金伝票、発注伝票、仕入伝票、支払伝票、入荷伝票、出荷伝票の8種類の伝票です。 これらの伝票はすべて、会計につながる「簿記の要素」から生まれた伝票です。 一方、管理するポイントやチェックするポイントが伝票によって異なります。 以前は、伝票を人が手書きで作成していました。 これを、コンピュータによって省力化できないか?さらに物の流れやお金の流れを管理できないか?という発想から生まれたのが販売管理システムです。

代表的8伝票について

受注伝票というのは、顧客から注文を受けた際に最初に登場する伝票です。 主要な項目には、得意先情報、納入先情報、納期、品名、受注単価、受注数量、受注金額などがあります。 この受注伝票によって受注集計が行われ、受注残管理をすることで、顧客の注文をきちんと管理することができます。 また応用編では受注時に在庫引き当てを行い、在庫を確保するというように、受注と在庫の関係を管理することも可能になります。 また、見積もり情報を受注伝票につなげ、情報を有効に使うことで受注入力の省力化にも期待できます。

売上伝票は、企業にとっては「売上高」集計の元になるとても重要な伝票です。 この伝票の項目は、基本的に受注伝票と同じですが、後工程をみると受注伝票との違いがわかります。 通常、売上伝票が登録されると「納品書」が出力されます。 また、締め日にまとめて「請求書」を出すためにも必要な伝票です。 受注伝票を登録しない(システム管理しない)企業はあっても、この売上伝票を管理しない企業はありません。 会計では売掛金が発生します。 まさに販売管理の中心的な伝票です。 またこの伝票で在庫数が減少します。

発注伝票は、受注、売上とは逆の仕入先に対する伝票です。 企業活動では初品を売るためには何かしら仕入が発生します。 この仕入額に粗利(儲け)を乗せて販売し、利益を得ます。 発注伝票の一般的な項目は、仕入先情報、納品場所情報、納期、品名、発注単価、発注数量、発注金額などです。 この発注伝票の情報は単に仕入先に発注をするという役割だけでなく、在庫管理でも、今いくら発注しているのか? 発注残はどれだけあるのか?といった在庫との関連において重要な役割を持っています。 利用用途としては、在庫補充のために発生する場合と、顧客からの注文で在庫のないものを仕入先に発注する場合の二通りが基本です。 また発注ということはお金を払うということですから、企業にとってはいろいろな決裁基準があり、 実際に仕入先に発注書を送るプロセスが発注金額などにより多段階になる場合が増えてきています。

仕入伝票は、実際に商品が納品されたあとに登録する伝票です。 この伝票が登録されると仕入が計上され「仕入高」が集計できるようになります。また、この伝票で在庫数が増加します。 あとで述べる入荷伝票には商品と数量の情報しかないですが、仕入伝票の項目には仕入先情報、仕入単価、仕入数量、仕入金額があり、 これらの情報で在庫評価額を決定するとても重要な伝票です。 この伝票で締めたあと、会計では「買掛金」という仕訳が発生します。

次は入金伝票です。この伝票はお客様に請求書を発行したあとで、実際に入金(振込等)があった際に登録する伝票です。 これによって請求残高が消し込まれます。項目としては請求先情報、入金金額、金種、口座というお金に関する情報が主となります。

支払伝票は仕入伝票を締めたあと、仕入先に支払いをするための伝票です。支払先情報・支払金額が主な項目です。

こうしてみると売上伝票、入金伝票、仕入伝票、支払伝票はお金に纏わる伝票で会計処理とも密接に結びついています。 また、売上伝票・仕入伝票は在庫の増減と評価でも重要な伝票です。 一方、受注伝票・発注伝票は会計的な色は薄く、物の管理上また指示上、重要な伝票となります。

最後に、入荷伝票と出荷伝票についてです。これらは在庫の増減に影響がある伝票です。 金額的な要素はありませんので、金額のチェックプロセスを経て作成される売上伝票、仕入伝票とは違い、 実際の物の動きと在庫データとの間に時間のズレが生じることなく、一致させておくことができます。

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セントラル科学 様 / 水質測定機器卸売業

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