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会社の利益を向上させる売上管理の基礎

会社の利益を向上させるためにも、売上管理は疎かにしてはならない大切な業務です。とはいえ売上管理では実際にどのようなことをするのか、どういった目的で行うのかなど、具体的なことは分からないことも多いもの。ここでは売上管理を行う目的や各業務の役割、関連する用語の説明など、売上管理の基本的な部分をご紹介します。

売上管理の目的とは

売上管理は、自社の売上目標を達成することを目標として行われます。毎日の売上を確認して記録し、それを分析することで利益を追求します。

売上管理を行う場合、ただ数字を管理するだけではいけません。その数字から何かを読み取り、それを活かしていく必要があります。利益が少ない場合、そこには何らかの原因があります。たとえば原価率が高くなっていたり、人件費が多くかかっていたりということが考えられます。こうした原因も、売上管理を行っていればある程度把握することができます。そこから対策を見出すというのが、売上管理の目的なのです。

売上管理に関わる業務

売上管理を整理すると、日次と月次に大別されます。

日次の業務は、まず売上伝票の登録です。通常は注文品が出荷されたものを売上伝票として登録します。得意先、商品、数量、単価、金額が主な項目です。注意点は、売上伝票を登録するタイミングです。通常は、納品書を出力する必要性から、売上伝票を登録します。また物流と連携して、ピッキングや梱包あるいは送り状を出力するタイミングで売上伝票を自動で計上することも頻繁に行われます。

売上伝票登録後は納品書を出力します。ここで大事なことは、在庫を払い出すことです。一般的には、売上伝票登録後に在庫が払い出されるというソフト・システムが主流です。売上計上基準が出荷ベースなら上記で問題ありませんが、着荷ベースの場合は地域によって輸送リードタイムが異なるため売上伝票を登録するタイミングが変動します。たとえば輸送会社から受領印を入手したものを売上伝票登録するというケースでは、業務的にはとても煩雑になり現場は困っているというのが実情です。

月次については、請求書締めと出力があります。請求書締めは月末だけではなく、10日締め、25日締め等の数パターンあるのが一般的です。また、顧客指定の請求書を印刷したり、場合によっては手書きで作成したりと、締め後数日はとても忙しくなります。これは、請求書を受け取る取引先にもやはり締めがあり、これに間に合わなければ請求ズレを起こし、お金の回収が遅れる場合があるからです。

月次のもう一つのイベントは、売上報告と分析です。どの企業でも月次会議があり、そのために各部署、担当者は報告資料をまとめます。今月の売上はどうなのか、増減の理由は何か、挽回するにはどうするのか等、全て月次の数字をもとにして議論や対策が話し合われます。よって、担当者は月末・月初はこうした情報の入手、整理、分析、そして資料としての取りまとめで忙しくなります。売上管理が十分でない企業の担当者は、日々の伝票を電卓や表計算にわざわざ入力し、ようやく資料作成に取り掛かります。逆に売上管理システムがある企業担当者は、システムからデータを必要な範囲で検索・抽出し、費用計算にコピーして、分析や対策に時間をかけて資料を作成します。

売上管理に関する用語集

ここでは、売上管理に関する用語についていくつか説明します。

  • ●売上管理表
  • 売上管理表とは、売上管理に必要なデータを記録しておくための表のことです。表計算ソフトなどで作る場合や、売上管理ソフトを活用する場合などがあります。

  • ●売上伝票
  • 売上伝票とは、売上がプラスになる取引を起票するための伝票のことです。日付や得意先名、金額などを記入しておきます。

  • ●売上分析
  • 売上分析とは、文字通り売上を分析することです。この分析によって売れ筋の商品や逆にあまり人気のない商品などがわかり、それによって販売量や価格のコントロールなどができるようになります。

  • ●売上日報
  • 売上日報とは、その日1日の売上高や客数などを記録した表のことです。この記録をもとに、売上管理が行われます。

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