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埋没課題発掘工程入門編

講座2:社内埋没課題ポイント

社内埋没課題ポイント

社内での埋没課題をうまく見つけるのに有効な手段が、定点観測です。観測ポイントは2つあります。一つ目は、現在の基幹システムの未稼働率、二つ目は、社内業務における、基幹システムの関与する時間の割合です。この2つの調査結果が、構造的乖離の現状を表す指針になります。

一つ目の未稼働率については、まず、全社員に基幹システムのメニューを「今、日々の業務で使っているか否か?」を調査して下さい。この比率が高ければ問題ありませんが、低いということは、未稼働率が高いということになります。傾向としては、基幹システムの更新サイクルが長ければ長いほど、未稼働率は高くなります。またオフコン系であれば、一層この率が高まります。我々の調査では、基幹システムを再構築する顧客でこの数値を調査しますと、80%が未稼働であるという結果もでています。(稼働率は15%-20%程度)。

二つ目のシステム関与時間の割合ですが、1日の業務時間を8時間とした場合、システムを活用している時間は何時間か?とうことです。我々の調査によると、10%を切る顧客もあります。システム担当者は、この10%に焦点を合わせてしまうのが常ですが、大事なことは、90%の業務はどのように運営されているのか?システムが関与しないプロセスは何なのか?を考察しなくてはならないのです。こうした2つの指標によって、簡便ですが、構造的乖離を定量的な数値で把握しておくことは有益です。また、毎年、こうした指標を継続的に観測しながら、現行システム範囲外の業務・プロセスに視点を置いておくことが、業務現場に埋没している課題を見つけることになり、次の企画のタネになるのです。

未稼働率、システム関与時間でシステム担当者が考えなければならないのは、未稼働の理由、なぜ利用されなくなったのだろうか?システムに関与しない時間は、どのような業務を行っているのか?ということです。こうした部分に焦点を当てることで、構造的乖離が起きる箇所→埋没課題を見つけることができるのです。こうした事は、販売管理、財務会計、人事労務といわれる基幹システムそれぞれで定点観測し、構造的乖離箇所→埋没課題を見つけなければならないのです。

ポイント

基幹システム未稼働率を定点観測せよ

業務現場におけるシステム関与時間を観測せよ

定点観測から自社の構造的乖離発生箇所を突きとめよ

埋没課題抽出方法論セミナーより