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埋没課題発掘工程入門編

講座3:社内埋没課題構造図Ⅰ

社内埋没課題構造図Ⅰ

業務現場の基幹システム未活用時間に焦点を当てて考えてみます。この未活用時間の中には、実は3つの大きな区分けがあります。

一つ目は、Access等のソフトで業務管理をしているケースです。昨今は専門家でなくてもこうしたDBソフトを駆使して業務管理効率化をされているケースが多々あります。しかしその活用範囲は、個人や狭い範囲の組織というのが一般的です。また、通常、基幹システム範囲外となる補完的な業務はこうしたDBソフトで業務・データ管理されており、基幹システムとの非連携のまま拠点特化型として運営されているのです。

二つ目はExcel等に代表される表計算ソフトです。この表計算ソフトは、個人レベルであるケースが大半で、同じようなデータを少し異なるアレンジで、業務管理や成果管理に利用されています。また、こうした表計算のインプットは、基幹システムとの連携ではなく、担当者が伝票等を「手入力」して管理資料としており、こうしたデータ手入力は、会社全体で見てみると膨大な時間を要しています。企画担当者としては、こうした全社に拡大する表計算利用を是非共通化→横展開することを考えていただければと思います。一度、全社員の表計算利用実態調査と題して、すべてのファイルを入手して組織別、職種別にファイル種類や項目、管理内容を整理しておくことは有益です。この表計算には担当の業務・管理要素のノウハウが詰まっており、一つの優秀な方法をベースにして、横展開をはかることが重要です。こうした横展開によって、業務の標準化推進、社員教育強化、全体レベルの底上げ等の効果を期待できます。

三つ目は、ハンド領域(手加工)+アイチェック(目視)となります。どうしてもシステム担当者はシステムのインプット(画面)やアウトプット(帳表・照会)にばかり注意がいきがちですが、本来はこうした領域をつぶさに解決することで、ビジネスの環境変化と基幹システムの「乖離」を解決することができるのです。こうしたハンド領域・アイチェック領域はこうした「歪み」があらわれる箇所であり、積もり積もると残業時間増加等の負の結果に繋がっていくのです。業務全体をプロセスとして捉え、業務担当者がなぜ手加工をしているのか?なぜ目視でチェックをしているのかに着目し、業務とシステムの乖離を埋める対策を考えなければなりません。一方、業務サイドからすれば、システム担当者はパソコンの不具合やプリンターの不具合等を担当する部署というヘルプデスク的な印象が強いというのが実情です。故に、こうした業務的な手加工・目視についての「なぜか?」を伝えることもないという、業務現場とシステム担当との関係が背景にはあるようです。こうした業務現場とのパイプを構築することも組織間の課題解決には重要と考えます。

ポイント

業務現場の基幹システム「未活用時間」に焦点を当て埋没課題を探索する

DBソフト活用領域・表計算活用領域・ハンド領域・アイチェック領域が着目点

業務現場からシステム担当者に、業務課題が伝わる仕掛け作りが必要

埋没課題抽出方法論セミナーより