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埋没課題発掘工程入門編

講座7:販売管理埋没課題構造図

販売管理埋没課題構造図

販売管理は大別すると、物の流れを管理する領域と金の流れを管理する領域の2つに分けられます。その中でも、物の流れは、事業構造よって常に「変化」が起こる領域であり、常に埋没課題が発生しやすい領域となります。よって常日頃から業務拠点を調査し、想定業務にズレが発生していないかを定点観測しなくてはならないのです。一方、金の流れはあまり変化がない領域で、一定のレベルまでできていれば定点観測の間隔は長くても大丈夫です。

定点観測の実施方法ですが、ひとつの塊の業務、例えば受注業務等を5つのブロックに分けて、ブロックごとのプロセスを見ていきます。5つのブロックとは、前工程→フロント業務→システム→バック業務→後工程です。このブロック単位に、仕事の手順・ボリュームや割合といった定量的要素、現物の書類、業務手順を整理しておき、1年単位で変化がないかをみるのです。特に、フロントと後工程が変化の起こりやすいブロックとなります。業務を5つのブロックに分け、プロセスの変化を捉えれるようにし、変化があれば、そこが埋没課題化しやすい部分ということになるのです。

また社外との繋がりも定点観測が必要です。取引先や仕入先の変化は、物の流れの変化に直接影響を及ぼします。特にIT環境が整ってくると、IT間のやり取りが増加し、そうしたことが結果、社内業務負荷を増大させる大きな要因になるのです。また、昨今はコンプライアンスや内部統制という視点でも変化が見られます。特に、受注業務や発注業務に関わる領域を重点的にみていくことが大切です。今までは、まずは物を流すが最優先でしたが、社会的な要請という変化をしっかりと販売管理の領域に取り組むことも埋没課題発見のために注意して見ておかなければなりません。社外との繋がりにおいては、得意先、仕入先だけでなく、外部倉庫、輸送会社、協力会社あるいは海外という範囲までをチェックしておくことも埋没課題発見には重要です。

さらに、データの種類の変化も捉えておいて下さい、これまでのWordやExcelなどのワープロソフトや表計算ソフトなどに加え、画像データやPDFデータなど、種類も多様化しています。新しいシステムなら問題ありませんが、古いシステムですとこうしたデータを蓄積したり、連携したりすることは困難です。そうした業務で取り扱うデータ種別を見ておくことも有益です。

ポイント

販売管理は「物の流れ」に注目する

コンプライアンス・内部統制はさけて通れない領域

データ種別及び社外の関係にも注視しておかなければならない

埋没課題抽出方法論セミナーより