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RFP工程入門編

講座4:定量化視点

定量化視点

RFP工程のスタート時によくある間違ったアプローチは、現場にすぐにアンケートをとることです。特に情報システム担当者は、自らの業務経験が浅い分、どうしても「現場業務担当者」の意見をアンケート形式で聞くという初動を取ってしまいがちです。しかし、残念なことに、このアンケート結果を元にRFP重要項目の見極めを行おうとすると、本質を見誤る危険性が非常に高くなります。業務現場のアンケート回答には、レアなケースについて記載されるケースが多いためです。本質を正しく判断するためには、やはり「定量化=データ思考」によるしっかりとした判断基準を設けることが重要です。定量化視点としては、業務に関わる数値を全て入手、整理しておくということです。例えば、伝票枚数、商品数、取引先、売上構成、原価構成、販売費構成、在庫費用、追加原価、輸送費、保管費等々、現状のシステムから入手しうる限りのデータを整理しておきます。

次に、業務工数の実態値を調査します。業務単位に投入する時間の調査です。業務単位とは、受注業務や発注業務という、組織に割り当てられた業務のカタマリにどの程度の時間を投入しているかという実態調査です。これにより、業務の全体コストを弾くことができるのです。基本は一日の業務実態を調査し、個人→組織→会社と累積し、全体時間の80%を占める業務にフォーカスして検討範囲を決定して下さい。

これらの定量化情報を整理しておくことで、業務現場の実態をパターン化でき、判断基準を持つことができるのです。つまり、影響範囲がデータ上小さい領域は、ばっさりとRFP工程の検討から外せばよいのです。失敗の大部分は、情報システム担当者が業務現場の実態をヒアリングした結果のみで判断し、影響度の小さい課題に引きずられ、イレギュラーを軸としたRFPを作成してしまうことに起因しています。また業務現場は、アンケートやヒアリングを受けるとどうしても、レアなケースを出してしまうという傾向にあり、システムの変革範囲は、あくまで80%ラインを軸に、定量値をもとに判断することが重要なのです。

ポイント

初動ステップで業務現場アンケートとヒアリングを実施してはならない

定量化=データを収集し、整理する<実態データと現場業務時間>

80%ラインを明確にし、検討軸を決定にする

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