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RFP工程入門編

講座5:プロセス視点

プロセス視点

RFPを作成する際に、ついつい業務現場担当者にアンケートやヒアリングを行ってしまうケースが多いようですが、その前に実施しておかなくてはならないことをご紹介します。それは、「想定新業務プロセスモデル」をしっかりと調査して仮説を作っておくことであり、その「新業務プロセス」に関して、業務現場に実現性や効果ポイントをアンケート、ヒアリングしなくてはならないのです。こうした仮説無しにアンケート、ヒアリングをすると必ず現状システムへの不満や要望ばかりがあげられ、結果、意味の無いものになるのです。

「想定新業務プロセス」の作成方法は二段階で構成されます。

第一段階は、業務単位にインプットとアウトプットを定義し、業務現場での帳票やデータ等の実物を収集します。通常、業務というのは前工程でのアウトプットが、次工程のインプットなる連携性を持っています。まずは、担当間、組織間のつながりを全て、インプットとアウトプットのつながりだけで整理して下さい。できれば、項目単位まであるとよいでしょう。どのようなシステムであろうとも、このインプットとアウトプットのつながりと項目は大きく変化はしません。どうつなげれば一番生産性が上がるかを考え、その生産性を実現するためのシステム要件がRFP要件となるのです。

第二段階は、“インプット→<業務>→アウトプット”の<業務>に焦点を当てて、どのようなプロセスを得てアウトプットが生成されるかを整理します。この時に有効なのがプロセスを5つに分けて考えることです。5つのプロセスとは、前工程→フロント業務→システムインプット→バック業務→後工程です。この5つの枠で、業務現場、担当者が何をしているかを丹念に整理するのです。この5つの枠こそが、その業務における付加価値活動であり、その付加価値を最大限にし、最小のコストで実施することが、業務生産性を高めることにつながるのです。通常、RFPでは、システムインプットに焦点を当ててしまいますが、5つの枠で考えることにこそ、本当の業務革新につながるヒントが隠されているのです。よって、アンケートやヒアリングをするときも、システムインプットに拘るのではなく、インプット→アウトプット(伝票や帳票等)、業務の5つの枠という視野で、業務要求を整理していくことが、重要だと考えます。

こうした業務要求は、RFPの中核要求となり、この要求をかなえるための情報システムはなにか?ということがITベンダーにとっての一番の提案ポイントになるはずです。

特に、システム担当者は、業務実務経験が少なく、現場の意向を強く受ける傾向がありますので、こうしたプロセス思考で業務を整理するという取り組みは、非常に大事なアプローチといえるのです。

ポイント

業務要求はRFPの中核内容

“インプット→<業務>→アウトプット”の<業務>を5つの枠で整理

プロセス整理無き業務現場アンケート・ヒアリングは失敗のリスクが大きい

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