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RFP工程入門編

講座7:現場巻き込み視点

現場巻き込み視点

情報システム構築は、RFP工程から本番稼動まで、規模にもよりますが、6ヶ月から2年の長丁場になることが少なくありません。一般的には、RFP工程では、プロジェクトが発足し、各部門からチェンジリーダーが選定され、現場のヒアリングも頻繁に行われることから、業務現場の関心も非常に高く、盛り上がるのですが、RFP工程が終了すると、要件定義や、開発等で慌ただしくなり、どうしても業務現場へのアナウンスが滞りがちになり、業務現場も「どうなっているのだろう?」と思っている内に本番立ち上げ直前になり、バタバタと操作説明会があり、「えっ!」と思っている間に、システム切り替え・・・業務現場は大混乱!!ということはよくある話です。

つまり、RFP工程で検討した内容を実現し、うまく業務現場に浸透させるには、このRFP工程以降の業務現場への情報発信や巻き込み策が重要になってきます。一番関心があるのは、「何が変わるのか?」「私はどうなるのか?」なので、是非、RFP工程の終盤に、業務現場に対して、RFP中間報告会を必ず行って下さい。その際に、「なにかいいアイデアはありますか?」と問い掛けしてみて下さい。ここで「漏れはありませんか?」と聞いてはいけません。プロジェクトメンバーの検討し、導き出した姿に「夢」をもってもらうようにし、その夢に、業務現場のアイデアや願いを加筆・修正していくのです。

そうすれば、<私の意見が入ったRFP→将来のシステム>という見方ができ、参画意識が大幅に高まります。また、新システム構築には、沢山の準備(ルール変更や運用検討等)が必要です。そうしたシステム導入後に起こりうる変化を事前に予知し、対策を練る役割を、プロジェクトメンバーではなく、業務現場の担当者に依頼するのです。こうした巻き込み策で、RFP工程以降の業務現場との接点を維持し、応援団にしていくのです。

また、プロジェクトの進捗状況を業務現場に共有することも大切です。瓦版のようなものを週一程度発行して、常に検討状況や決まったこと、悩んでいることを発信し続けて下さい。そうした両面の取り組みで、自然と参画意識が醸成され、いずれ共鳴を引き起こします。

情報システムは会社の背骨。プロジェクトメンバーのみで進めることはできません。経営層の理解も得ながら全社活動として推進していく。これが成功の秘訣であり、こうした啓蒙活動をし続ける、現場を巻き込み続けるというのもプロジェクトメンバーの大事な仕事なのです。

ポイント

業務現場への啓蒙活動強化もプロジェクトメンバーの大きな仕事である

業務現場の継続的な巻き込みなくして、成功はありえない

RFPから企てる!経営×現場巻込型RFPリーダセミナーより