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RFP工程入門編

講座8:パターン視点

パターン視点

RFP工程では、講座4の定量化に加えて、業務をパターン化しておくことはとても有益です。これは、今後ベンダーに説明する際にも必要になる、重要事項のひとつです。自社の説明は、文で行われがちです。しかし、文では、解釈のズレが生じかねません。ITベンダーは御社の業務は殆どなにも知らないという前提で、RFPは準備しなくてはなりません。ではどうするか?その答えがパターン化です。パターン化というのは、例えば、AパターンやBパターンという特徴を捉えて、集約するということです。

パターン化の考え方について、自社の管理構造のパターン化を例にご紹介します。

商品モデルのパターン(どういう商品のパターンで売上を構成しているか)、数量のパターン、単価のパターン。この3つのパターンを定義するだけで、自社の売上構成を構造化できるようになります。売上構造がパターン化できれば次は、原価構造のパターン、販売費(付随原価と追加原価)のパターン、最後に在庫費や物流費のパターン。これらを整理し、提示することで、ITベンダーは、初めてのお客様でもその管理構造を把握し易くなります。

さらに、受注業務のパターン化なら商品型・特注型・物件型等、発注業務のパターン化なら定量発注型・定期発注型・受注都度・季節都度等、必ず、自社の業務ユニットのパターン(特徴)を5つ程度に整理することができるのです。たとえ、商品は異なっても、業務ユニット内のパターンは共通的な組み合わせで構成されることが一般的ですので、こうしたパターン表をまずは作成してから、業務現場ヒアリングを行い、革新するパターンを見つけていく。また講座4の定量化を細分化することで、自社の業務の骨格を見つけることにもつながります。

情報システムを検討する前に「業務はパターンの組み合わせによって運営されている」ということが認識できれば、RFPの内容が散漫にならず、明確な軸を見失わずに遂行することが可能となります。

ポイント

業務ユニットを可能な限りパターン化する

業務は、パターンの組み合わせによって成り立っている

業務革新とは、この組み合わせに変化をもたらすこと。それを機械的につなげるのがシステムである

RFPから企てる!経営×現場巻込型RFPリーダセミナーより