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RFP工程入門編

講座10:ベンダー評価視点

ベンダー評価視点

RFPを受け取り、提案する側のITベンダーについて少しご紹介します。ITベンダーは、RFPを入手すると、提案のためのプロジェクトを発足させます。業務スキル保持者・インフラ基盤スキル保持者、保守運用スキル保持者・開発スキル保持者とプロジェクトマネージャークラスの専門担当者を集め、それぞれの視点で、RFPを読み込み、自社の資産をベースに最適なご提案は何か?を考えます。また一方では、概算見積もり積算を行い、体制確保を行った上で、最終提案書としてまとめていきます。また昨今では、リスク管理が重要視されており、リスク要因を加味した上で、社内の審査を経て、お客様に提案書、概算見積書を提出します。一般的に、この期間は一ヶ月程度です。

この提案書をお客様が受け取り、比較検証を実施します。近頃は、5社~20社の提案書を読み込みますので、比較検証は大変な労力が掛かります。提案書のフォーマットや書き方は、各社異なりますので、RFPで要求した内容がきちんと網羅されているかが大事なチェック点です。まず、評価チェック表を事前に準備し、同じ評価軸で点数をつけていくことが重要です。大きな項目としては、コストの評価(初期費用とランニング費用)、開発から現場定着までの期間の評価、技術的な評価、業務機能の評価、運用基準の評価です。特に業務機能評価は根幹ですので、標準機能か、カスタマイズ開発が必要なのか、細かな機能単位にチェックしておく必要があります。こうした項目にそれぞれ重み付けをして、最後は総合点で優劣をつけていきます。一次審査の書類選考で絞り込んだ数社(通常5社前後)に、次のプレゼンに来てもらうというのが一般的な流れです。

ここで、注意点は、ITベンダーはRFPの記述から提案を組み立てます。したがって、RFPの記述レベルでは、「~が課題なのでこのように解決したい。」「~ができること。」などと明確に要求を書くこと。漠然とした理想は絶対に書かないこと(的外れな見積もりになります)、予算限度額はできうる限り伝えること、リスクヘッジを考えておくこと(契約形態)、最後に推進体制はしっかりしていることを伝えること。丸投げ感があると、リスク管理の観点から、提案を辞退するベンダーも多いからです。これが、御社のことは何も知らないITベンダーと付き合いをスタートさせるための処方箋になります。

ポイント

ITベンダーは御社のことは何も知らないという前提でRFPを作成せねばならない

RFPから企てる!経営×現場巻込型RFPリーダセミナーより