看護部長職を引き継ぐにあたり、様式９作成業務をシステム化

看護部長職を後任に引き継ぐにあたり、今のやり方のまま引き継ぐのではなく、これを機会により良いやり方を模索したいと考えていました。

課題に感じていたものの一つに、様式９作成がありました。

当院では月平均夜勤時間数の管理は２８日単位で行っているため、月間と２８日単位の２つの様式９を作成していましたが、 ２８日単位は空白期間が存在しないように継続的に作成していく必要があり、その管理は非常に煩雑でした。

また、様式は「様式９ドットコム」公開の様式９Excelを利用していましたが、月間と２８日単位の様式９を作成する際に、 時間短縮のためにExcel上で色々な作業を行っており、うっかり数式を壊してしまっていないか気持ちの面での不安が大きかったです。

（元看護部長 草野様[以下草野様]）

初期設定は大変だと思いましたが、案外簡単でした

たすカルクスでは、最初に「シフト一覧表」を作成しないといけないとわかり、「これは大変だな」と感じました。

当院では働き方改革を推奨しているため、同じ日勤でも出退勤時間の異なる多種多様なシフトが存在するからです。 しかし、やってみると、シフト記号と開始終了時間を一覧にするだけの作業で、案外簡単でした。しかも作業は最初の１回のみです。

一番大変な病棟日勤・病棟夜勤の切り分けは「たすカルクス」が自動で行ってくれるので、計算や登録の必要はありません。 病院の夜勤時間帯を変更すれば、それも自動で反映してくれます。

そのおかげで、夜勤時間帯を色々と変更してみて、一番最適な夜勤時間帯を見つけることができました。 以前は月平均夜勤時間がギリギリでしたが 、今はシフトや働き方を変更することなく、余裕をもってクリアできています。（草野様）

引継ぎだけでなく、管理も強化。様式９のシミュレーションまで可能に

看護部長職を引き継ぐにあたり、看護事務職を新設し、様式９は２名で引継ぎました。

以前のやり方では、様式９作成に時間がかかるので作成とチェックで精一杯でしたが、「たすカルクス」は簡単に作成できるので、様々なシミュレーションが可能です。
月平均夜勤時間の計算に一番有利な夜勤時間帯を見つけることができた以外にも、現行体制のままで夜間急性期看護補助体制加算を取得可能なことが判明し、経営面でも効果がありました。
（看護部長 宮川 様 〔 以下宮川様 〕）

様式９作成の引き継ぎとシステム導入を同時に行うと聞いて当時は「大変だな」と感じましたが、「たすカルクス」は数回出力しただけで理解でき、 その結果、様式９作成の引継ぎもスムーズに完了しました。
無料体験で設定したデータが有料環境に引き継ぐことができたのも良かったです。
最も大変だったのが初回に作成するシフト一覧表でしたが、一覧を作成することで院内で使用されている様々なシフトの種類を整理することができ、 今後の引継用資料としても活用できると思います。
（看護事務 芳賀 様 〔 以下芳賀様 〕）

様式９とその根拠情報が同じファイルなのでわかりやすい

看護部長の依頼を受け、予定だけでなく月途中の変更や、控除を加味した確認・シミュレーションのために、何度も様式９を作成しています。 作成作業としては月間勤務表と控除表を更新してボタンを押すだけで様式９になってダウンロードされるので、とても簡単です。 ２８日用に切り貼りする必要もありません。

しかも「たすカルクス」から出力されるExcelは、様式９だけでなく「勤務表」と「控除表」が別シートに保存されるため、 根拠となった情報を直ぐに判断でき、とても助かっています。

以前は予定で作成した様式９を直接日々メンテナンスしていたと聞いていますが、そのやり方だと変更過程が残らないので、 どこまで更新したかわかりづらく、今の頻度での作成や確認は行えなかったと思います。（芳賀様）

もっと様々なシミュレーションがしたい

現在は現行体制を起点として基準違反が無いかをチェックしてシフト調整に活かしていますが、 今後は、あと何名入職したら上の基準を取得できるのか、半年後の産休予定職員を考慮するとどうなるか、 等のシミュレーションを行いたいと思っています。

また、看護部全体の働き方改革をより進めるため、師長には今以上に「働きやすい勤務表」に注力してもらい、 その際のシフト変更や体制変更による施設基準への影響は「たすカルクス」を活用することで確認していきたいと思っています。（草野様、宮川様、芳賀様）

（2023年7月末時点の情報です）