看護師長を大きなプレッシャーから救いたかった

当院は患者様一人一人に寄り添った看護ができるよう、様式９管理を通じた看護配置基準の順守を徹底しています。
一方で、看護要員に対しても、一人一人がワークライフバランスを考慮しながら生き生きと働けるよう、 柔軟な働き方を奨励しています。 実際に出産・育児・介護等のライフステージの変化があっても 働き方を変えながら働き続けてくれる方が多くいらっしゃいます。
これらの両立を実現するための軸となっているのが看護師長であり、 その毎月の勤務表作成にはプレッシャーと不安を感じていました。

そんな師長が１度、７２時間ルールをクリアできず落としてしまったことがありました。
看護師長となってから半年の出来事であり、責任感の強い師長には、かなりのショックだったようで、 手計算の不安さもあり、今後の対策を考えました。「師長の不安を何とかしたい」という思いから、 看護師長の業務を整理し、システム化により効率化できるところはないかと考えていたところ、 「たすカルクス」を知り導入を検討することにしました。

様式９はルールの理解にも努力が必要ですが、毎月の作成と確認にも多くの時間を要していましたので、 これが改善できれば 師長の業務を大きく助けることになると考えたからです。

（看護部長 金堂様[以下金堂様]）

導入に関わる看護部の負担が最小限になるように

看護部長より依頼を受けて、システム担当として製品の調査と導入フォローを行うことになりました。
導入までの看護部の負担を最小限にするためです。

無料体験を利用して運用面の工夫をしたのですが、特にやりやすかったのがExcelが軸となっている点です。

当院では柔軟な働き方を奨励しているため、開始終了時刻の異なる多様なシフトがあり、その誤入力防止をどうするかが気になっていましたが、使い慣れたExcelの入力制御機能などが利用できたため、違和感なく準備を進めることができてとても助かりました。
通常のシステム導入だと、どんな方法で誤入力防止が行えるかを調査するだけでも大変ですからね。

（システム担当 小林様〔以下小林様〕）

作成時間が大幅短縮、月中でのチェックも可能に

看護配置違反があってはいけないので、正しくチェックできるように、様式９の作成には細心の注意を払っています。

当院では看護主任が作成し、看護師長が作成内容を確認し、その結果を看護部長と共有する、 という体制をとっています。
以前は様式９作成が大変なため頻繁に作成してチェックすることはできませんでしたが、 今はシフト作成時、月中（１０日に１回程度）、実績確定後、と月に複数回のチェックができるようになりました。
シフト希望はもちろん、急なお休みにも柔軟に対応したいと考えているので、 月途中のシフト変更を踏まえてチェックできるのはとても心強いです。

（看護師長 藤原様〔以下 藤原様〕)

以前は膨大な入力項目を業務の合間を縫って複数回に分けて入力していたため、入力間違いが起こりやすく、 作成後に看護師長と何度も何度も相互チェックをして入力間違いを修正していました。 確認するマスが多すぎて、作成もチェックも大変な作業でした。

その点「たすカルクス」は、シフト表と控除表を用意するだけでポンと様式９が作成できるので、 作成もチェックもとても楽になりました。

（看護主任 土屋様〔以下 土屋様〕）

控除も簡単！予定段階からより実績に近いチェックが可能

特定の会議や研修などの控除について、今まで予定での様式９作成時には考慮せず、実績確定時に考慮していました。 そのため、看護配置、月平均夜勤時間などの要件を守れているか、不安を感じながら管理していました。

「たすカルクス」は簡単な一覧を用意するだけで控除も計算してくれるため、会議や研修についても予定段階で仮登録しておき、より実績に近い値で事前確認が行えるようになりました。
予定・月中とこまめに作成してチェックしているので、どれくらい余裕があるのかを理解して病棟管理しています。

そのため、急な早退などの相談があっても、気持ちの余裕をもって対応できます。（藤原様）

様式９Excelの開発元だから安心

様式９の作成には、各要件をよく理解した上で様々な数字を入力する必要があります。
誤った解釈で運営してしまい適時調査で指摘されれば、病院経営に大きな影響を及ぼしてしまいますので絶対に避けなければなりません。

一方でその要件は何か紙を１枚読めば理解できるような簡単なものではなく、診療報酬改定の内容や、その後不定期に発せられる厚生労働省の通達を一つ一つ理解しておく必要がある上、解釈違いの不安も常に付きまとうため、定期的に院外の勉強会などに参加しています。

当院が使用していた様式９は「様式９ドットコム」で公開されているExcelでしたが、「たすカルクス」はそのExcelの開発元によるサービスであり、実際にお電話などで質問してみると、きちんと様式９を理解していらっしゃる会社だと感じ、解釈違いに気が付くきっかけにもなると考えました。（金堂様）

サポート窓口の方が丁寧に教えてくれました

無料体験の申し込み前にどのようなサービスか確認しておきたく色々と質問させていただきましたが、丁寧に答えてくれました。おかげで看護部が無料体験を実施する前に、運用について考えて準備をすることができました。(小林様)

当院の多様なシフト体系に対応するのには少し苦労しました。
例えば同じ日勤の記号でも、フルタイムの方と短時間の方では開始終了時刻が異なりますが、「たすカルクス」は記号を分ける必要がありました。運用中のシフト記号を変更するのは混乱を招くと思い、病棟の記号は変更せず、「たすカルクス」に取り込む際にExcel上で変換する運用としました。慣れたExcel上で変換できるので安全に短時間で行えています。(土屋様)

「運用面に関する質問はお答えできない」と言われていたものの、要件の解釈について不明点があり相談してみたところ、調べるためのヒントをもらえ、とても助かりました。 （藤原様）

（2023年7月末時点の情報です）