これまで残業時間で行っていた勤務表作成は業務時間内に完遂。勤怠管理連携は2時間の作業を「わずか数分」に短縮。

当宿泊施設は事業拡大に伴い、スタッフ数が30～40名から約100名へと急増したため、勤務表作成や勤怠管理の業務負担が増大しました。また、事業の拡大により営業時間も長くなり、より多様な働き方に対応する必要が生じていました。受付カウンターを中心に多くのアルバイトスタッフが勤務しており、グループ内の複数宿泊施設間で応援勤務を行う体制のため、シフト調整はさらに複雑化していました。日勤・夜勤といったパターンシフトに加え、「13:00～18:00」などのフリーシフトも組み合わせる必要があり、柔軟かつ効率的なシフト作成と勤怠管理の仕組みが求められていました。そうした中で、パターンシフトとフリーシフトを組み合わせて自動作成ができるQolusの機能に注目しました。

最初に体験版を使った際、「あ、これはわかりやすいな」と直感的に感じました。誰かに教えてもらわなくても簡単に操作でき、すぐに使い始められる点が印象的でした。また、勤務表作成時に必要な配置人数の過不足がひと目でわかる点も、非常に便利だと感じました。なぜなら、以前は勤務表がようやく完成したと思っても、転記ミスに気づいたり、配置人数が不足していることが後から発覚したりすることも少なくありませんでした。配置人数の過不足が一目でわかることにより、宿泊利用者数に対して、「この日は人手が足りないかもしれない」「この時間帯の配置が不十分かも」といった事態も事前に把握できるようになり、現場をより安心して回せるようになりました。

無料体験では直感的な操作性に魅力を感じましたが、導入を決めた最大の理由はQolusが既存の勤怠管理システムと連携できる点でした。これまで、勤怠管理システムへのシフト（予定）登録作業は2時間以上かかっていましたが、Qolusの導入後、わずか数分で完了するようになり、業務が大幅に効率化されました。

Qolusの導入により、これまで残業時間に行っていた勤務表作成業務の負担が大幅に軽減され、業務時間内に完了できるようになりました。導入前は勤務表作成に多くの時間と労力を要しており、特に複数拠点での配置人数の調整やシフトの重複確認が煩雑でした。実際には、Excelで勤務表を作成していたため、宿泊施設間での応援勤務の重複を確認する際は、勤務表を紙に印刷し、定規を使って目視でチェックするというアナログな方法をとっていました。また、作業中にお客様からの電話対応が入ると、どこまで進めたか分からなくなるため、確認や修正は残業時間を使って行っていました。しかしQolusでは、時間帯ごとに配置人数がひと目で把握できるため、必要な人員配置やダブルブッキングの有無もすぐに確認できます。結果として残業時間が削減され、ゲスト対応により専念できる環境が整いました。そのおかげで、これまで以上にお客様に寄り添った接客ができるようになりました。

Excelや紙で手作業していた頃と比べると、Qolus導入後は格段に業務が楽になりました。特に大変だったのは、スタッフの勤務希望収集作業です。これまではメッセージアプリやメール、紙など複数の手段で希望を集めており、手入力による転記ミスも多く発生していました。希望を出していないスタッフには個別に連絡を取る必要があり、非常に手間がかかっていました。また、一度提出した希望を「やっぱり変更したい」と思っても、変更申請をだすタイミングがなかなか見つかりませんでした。Qolusでは希望提出期間を設定でき、その期間内であれば何度でも修正できるため、スタッフの“言いにくさ”がなくなり、気軽にスケジュールを出し直せるようになりました。メッセージ機能も非常に便利です。特にカウンタースタッフ間では、遅刻の連絡や、誤って退勤ボタンを押してしまった場合など、メッセージを通じて証跡を残す手段として活用しています。これまでは、勤怠管理者→勤務表作成者→スタッフと、情報が伝言ゲームのように伝わっていましたが、今ではスタッフ全員が同じ画面上で直接やり取りできるため、情報共有が格段にスムーズになりました。

直感的でわかりやすい操作性があるため、初めて使う際も特別な説明や勉強会を開く必要はなく、誰でもすぐに使い始めることができました。勤務希望も、設定された期間内であれば何度でも修正できるため、自分の予定に合わせて柔軟に調整できる点が便利です。また、勤務表が公開されると他のスタッフのシフトも確認できるため、タスク分担や当日の業務の流れが事前にイメージしやすくなりました。「この人がいるなら、自分はこの作業を担当しよう」「宿泊利用者数が多い日は気を引き締めて臨もう」など、自然とチーム内の意識共有が生まれてきました。休憩のタイミングも事前に相談しやすくなり、現場での連携がよりスムーズになりました。さらに、以前は勤務の変更があるたびにクラウド上の勤務表（Excel）を修正・保存・再アップロードしていましたが、ローカルに保存したままのファイルを参照しているスタッフもおり、情報が古いまま伝わってしまうリスクがありました。Qolusでは変更内容がリアルタイムで反映され、変更したとのお知らせがメールで届くため、常に最新の情報を全員が正しく把握できるようになりました。その結果、連携ミスや認識のズレが減り、チーム全体として統一感のある対応が可能となり、お客様へのサービスレベルも向上しました。

正直に申し上げると、Qolusは凄く画期的で勤務表作成の効率化に大きく役立っているため、今のところあまりありません。その上で、勤務表作成画面の一番上にあるカレンダーに行事などを付記できるメモ機能をスタッフ側にも同じ画面上で表示できるようになると、さらに便利になると思います。スタッフがシフトを確認する際に、Qolus内の別画面でメッセージや連絡事項を探す必要がなくなり、重要な情報を一度に把握できるので、確認の手間がより省けます。これにより、予定の見落としや確認漏れが減り、結果的にスムーズな勤務調整がしやすくなります。また、スタッフそれぞれが自分の勤務予定と会社のイベントや特別な案内を同時に把握できることで、全員が共通認識を持ちやすくなり、チーム全体の連携やコミュニケーションも自然と強化されると思います。こうした機能が加わることで、現場の働きやすさや業務効率がさらに向上すると期待しています。