シフト作成の時間を約60%削減。開業の多忙な時期でもスムーズな導入を実現。

当院では開業準備の一環として、従業員のシフト作成業務に取り組みました。私はそれまでシフト作成の経験がなかったため、試行錯誤を重ねながらシフト案の作成を行っていました。その過程でまず直面した課題は、手作業による希望申請内容の転記ミス、必要人員の配置ミス、そして人員調整に多くの手間がかかることでした。これらの課題を解決するために、シフト管理システムの導入を検討しました。特に、従業員の希望を簡単に反映できる機能や、必要な配置人数の過不足を確認しながら、シフトを作成できる点に注目しました。

導入を決定した最大の理由はシフト作成時のミスを防げる点でした。シフト案試行の際は手書きやExcelで作成していたため、どうしてもミスが発生していました。希望の収集では、申請内容が書かれたメモを全従業員分集めて、申請内容に誤りがないよう一つずつ転記していたため、かなりの手間がかかっていました。Qolusを導入したことで、従業員は自身のスマートフォンから直接希望申請が可能となり、申請内容の転記ミスを防ぐことができました。また、資格の有無を考慮しつつ、出勤人数の過不足を確認しながら作成できるため、人員配置のミスがなくなり、より正確なシフト作成が可能となりました。これにより、「希望していない時間帯にシフトが組まれてしまう」「特定の時間帯に医療行為を行える看護師が配置されていない」といったトラブルが減少し、業務の円滑な運営が実現しました。

Qolusの導入により、シフト作成にかかる時間が大幅に短縮されました。開業準備時には、事前にExcelを用いてシフト作成の練習を行っていましたが、Qolusを使用することで、練習時と比べて作成時間が約50～70％削減されました。また、私は看護師としての通常業務を行いながら、シフト作成を担っていたため、作業時間の短縮によって他の業務により集中できるようになり、結果として業務全体の効率向上につながりました。さらに、Qolusでは従業員ごとに人件費や労働時間を確認しながらシフトを作成できるため、従業員の労働時間が削減されました。効果として、従業員満足度も向上しオープニングスタッフは全員継続して業務に従事していただいています。

特別な準備は行っていません。無料体験の際に従業員の登録など、利用開始に向けた作業を済ませていたためです。契約後、無料体験から本番環境へのデータ移行が行われるため、思っていたよりとても簡単に運用を開始することができました。PC操作に不安があった私でも、シンプルで直感的な操作性のおかげで、迷うことなく使いこなせました。また、無料体験を通じて、受付や看護師の必要人数を適切に配置することができるなど、事前に実際のシフト業務とQolusの機能が合っていることが確認できたため、安心して導入を決定することができました。

直感的でわかりやすいデザインのため、初めての操作でもマニュアルを見ずに簡単に使い始めることができました。希望申請時には、シフト希望だけでなく、勤務可能な時間帯もピンポイントで入力できるため、私たちの生活リズムや家庭の事情に合わせた柔軟なシフト希望が可能となりました。また、シフトの変更や調整もリアルタイムで反映されるため、常に最新の情報を確認できます。最新の勤務表を確認できることで、出勤日や出勤時間の間違いがなくなり、より業務に集中できるようになりました。また、休日も安心して休みの計画を立てることができたため、プライベートの時間も充実させることができました。

メッセージ機能を活用していきたいです。従業員が増えることによって、シフトの調整などコミュニケーションをとる機会も増えてきます。シフトの最新情報や緊急の連絡事項を全員に一斉に通知することで、情報伝達の抜け漏れがなくなると考えています。また、従業員同士もコミュニケーションを取りやすくなることによって、チームワークが強化され、継続して従業員が働きやすい環境を提供できると考えています。